1. Introducción.
El presente Manual de Protección de Datos Personales tiene como propósito establecer las políticas, lineamientos, procedimientos y responsabilidades adoptadas por Makari Heladería para el tratamiento de datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales, laborales y administrativas. Este documento se
fundamenta en los principios establecidos por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 (Compilación del Régimen de Protección de Datos en Colombia) y demás disposiciones complementarias emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Makari Heladería, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, garantiza la protección de los derechos fundamentales de privacidad, intimidad y buen nombre de todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, de conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente. Igualmente, asegura que dicho tratamiento se realizará de manera legal, transparente, segura y legítima, respetando los principios de finalidad, libertad, veracidad, acceso y circulación restringida, confidencialidad y responsabilidad.
Este manual aplica a todas las bases de datos y tratamientos que se realicen sobre información personal de clientes, empleados, proveedores, aliados comerciales y demás terceros relacionados con las operaciones de Makari Heladería. Así mismo, establece los procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como revocar la autorización otorgada para su tratamiento.
2. Responsable del Tratamiento
Nombre: Makari Heladería
RUT: 1040757676.
Dirección: Cra 51 #49-59 - 201.
Correo electrónico: makariheladeria@gmail.com
Teléfono: 323 3718829
3. Principios para el Tratamiento de Datos Personales
Makari Heladería realiza el tratamiento de datos personales respetando los principios establecidos en la legislación colombiana sobre protección de datos. Estos principios son de obligatorio cumplimiento y orientan todas las actividades relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia y supresión de información personal.
3.1 Principio de Legalidad
El tratamiento de datos personales es una actividad regulada y solo puede hacerse conforme a lo permitido en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Makari Heladería no realizará ningún tratamiento contrario a la ley.
3.2 Principio de Finalidad
El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular y acorde con la Constitución y la ley. Ningún dato será tratado con propósitos diferentes a los previamente autorizados.
3.3 Principio de Libertad
El tratamiento sólo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización o en ausencia de un mandato legal o judicial que lo permita.
3.4 Principio de Veracidad o Calidad
La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe almacenar o manejar información que pueda inducir a error.
3.5 Principio de Transparencia
Makari Heladería garantiza al titular el derecho a obtener en cualquier momento información clara y completa sobre la existencia y tratamiento de sus datos personales.
3.6 Principio de Acceso y Circulación Restringida
El tratamiento se realiza por personas autorizadas y solo para cumplir con la finalidad legítima informada. Los datos personales no se harán disponibles en internet u otros medios masivos sin medidas de seguridad que eviten su libre acceso.
3.7 Principio de Seguridad
La información personal se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3.8 Principio de Confidencialidad
Incluso cuando la relación del titular con Makari Heladería finalice, toda persona que intervenga en el tratamiento de datos está obligada a garantizar la reserva de la información.
3.9 Principio de Responsabilidad Demostrada (Accountability)
Makari Heladería es responsable del cumplimiento efectivo de las políticas de protección de datos y debe poder demostrarlo ante la autoridad de control cuando sea requerido.
4. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales
Makari Heladería realiza la recolección y tratamiento de datos personales únicamente para las finalidades legítimas, previamente informadas al titular y autorizadas de forma expresa. Las finalidades del tratamiento están relacionadas con el desarrollo de su objeto social y se clasifican así:
4.1 Finalidades relacionadas con clientes
Los datos personales de clientes son tratados para:
Gestionar procesos de registro, compras y facturación.
Procesar pagos y cumplir obligaciones contractuales y comerciales.
Realizar asistencia y servicio al cliente.
Gestionar programas de fidelización, garantías y solicitudes.
Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
Enviar comunicaciones relacionadas con promociones, novedades, beneficios, eventos o productos de Makari, únicamente con autorización previa del titular.
Cumplir obligaciones legales ante entidades como la DIAN u otras autoridades.
4.2 Finalidades relacionadas con proveedores y aliados
Los datos personales de proveedores son tratados para:
Procesos de solicitud de cotizaciones, contratación y evaluación de desempeño.
Cumplimiento de obligaciones contractuales.
Procesamiento de pagos y gestión contable.
Comunicación operativa y logística.
4.3 Finalidades laborales y de talento humano
Los datos personales de empleados y candidatos son tratados para:
Procesos de selección, contratación y afiliación a seguridad social (EPS, ARL, AFP, Caja de Compensación).
Gestión de nómina, pagos, certificados laborales y obligaciones legales.
Cumplimiento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
Capacitación interna y evaluación de desempeño.
Conservación del archivo laboral conforme a la ley.
4.4 Finalidades jurídicas y de seguridad
Dar cumplimiento a requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
Prevenir el fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT) si aplica.
Garantizar la seguridad interna mediante sistemas de videovigilancia en las instalaciones (si aplica).
4.5 Finalidades comerciales y de mercadeo
Gestión de estrategias de marketing digital, campañas de email, WhatsApp Business, SMS o redes sociales (previa autorización del titular).
Creación de perfiles de cliente para mejorar la experiencia de servicio.
Conservación de bases de datos comerciales con fines estadísticos.
5. Uso de Cámaras de Seguridad (CCTV).
Makari Heladería informa que dentro de sus instalaciones cuenta con un sistema de videovigilancia (CCTV), instalado con fines exclusivamente de seguridad y protección. El tratamiento de las imágenes captadas se realiza en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Resolución 0001519 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Las cámaras de videovigilancia tienen como finalidad:
Garantizar la seguridad de nuestros clientes, visitantes, proveedores y colaboradores.
Proteger la integridad física de las personas dentro del establecimiento.
Prevenir y evidenciar actos ilícitos, situaciones de riesgo o incidentes de seguridad.
Proteger los bienes e instalaciones físicas del establecimiento.
Las grabaciones obtenidas son almacenadas de forma segura por un periodo de hasta siete (7) días calendario. No obstante, cuando exista alguna situación que deba ser investigada o que constituya evidencia para una autoridad competente, Makari Heladería podrá conservar dichas grabaciones hasta por un período máximo de un (1) año, respetando siempre los principios de confidencialidad y acceso restringido.
El acceso a las grabaciones está limitado exclusivamente al personal autorizado por Makari Heladería o autoridades judiciales y administrativas competentes, previa solicitud legal válida.
6. Grabaciones y Contenido Audiovisual para Redes Sociales
Makari Heladería informa que dentro del establecimiento se realizan grabaciones y registros fotográficos de forma ocasional, con fines promocionales, publicitarios y comerciales, los cuales pueden ser publicados en medios digitales como redes sociales, página web, campañas publicitarias o material audiovisual de la marca.
Estas grabaciones se enfocan principalmente en nuestros productos, procesos de preparación y ambiente del local; sin embargo, es posible que de manera accidental o accesoria aparezcan clientes o visitantes en el fondo de dichas imágenes. En todo caso, Makari Heladería respeta el derecho a la imagen y garantiza que no se hará uso directo, individual, identificable o protagónico de ninguna persona sin su autorización previa, expresa e informada.
Los titulares que no deseen aparecer en este tipo de contenido podrán manifestarlo directamente al equipo del establecimiento o solicitar la eliminación de cualquier material en el que consideren que su imagen ha sido utilizada sin consentimiento.
7. Derechos de los Titulares
De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas concordantes, los titulares de los datos personales tratados por Makari Heladería tienen los siguientes derechos:
7.1. Derecho de Acceso y Conocimiento
El titular tiene derecho a conocer si Makari Heladería está tratando sus datos personales y a acceder de manera gratuita a la información que repose en nuestras bases de datos.
7.2. Derecho de Actualización, Rectificación y Supresión
El titular podrá solicitar en cualquier momento la actualización, corrección o eliminación de la información cuando:
Los datos sean inexactos, incompletos o desactualizados.
Se identifica un uso indebido o no autorizado.
Ha vencido el periodo necesario para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.
La supresión no procederá cuando exista un deber legal o contractual que impida eliminar la información.
7.3. Derecho a la Revocatoria de la Autorización
El titular puede revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales cuando considere que no se han respetado sus derechos o principios constitucionales y legales.
7.4. Derecho a Presentar Consultas y Reclamos
El titular podrá elevar consultas o reclamos ante Makari Heladería respecto del uso que se ha dado a su información. Estas serán atendidas dentro de los términos legales:
10 días hábiles para consultas.
15 días hábiles para reclamos.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dichos plazos, se informará al titular el motivo de la demora y la fecha estimada de respuesta.
7.5. Derecho a la Protección por la Autoridad Competente
En caso de que Makari Heladería no dé respuesta oportuna o satisfactoria, el titular podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad competente para la protección de datos personales en Colombia.
7.6. Ejercicio de los Derechos
Los titulares podrán ejercer sus derechos a través de los canales de atención establecidos en este manual, mediante solicitud escrita o digital, indicando al menos:
Nombre completo y número de identificación.
Descripción clara de la consulta o reclamo.
Dirección física o correo electrónico de contacto.
Documentos que acrediten la identidad o representación legal, si aplica
8. Canales de Atención
Correo:makariheladeria@gmail.com
Dirección física: Cra 51 #49-59 201
Horario de atención: 11:30 a.m. hasta las 8:30 p.m. de lunes a viernes.
9. Seguridad de la Información
Se establecen medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos de accesos no autorizados.
10. Vigencia de las Bases de Datos
Las bases de datos tendrán vigencia indefinida mientras Makari desarrolle su objeto social.